Načrtovanje sestanka mestne hiše o zdravstvenem vprašanju se v bistvu ne razlikuje od načrtovanja mestne hiše o katerem koli drugem vprašanju, razen glede sestave občinstva in vrst udeležencev, ki bodo govorili o dogodku. Kljub temu je za uspešno načrtovanje kakršnega koli srečanja mestne hiše veliko. Morali boste trdo delati, zaposliti pomembne zainteresirane strani in poskrbeti, da boste imeli dovolj časa, da zagotovite pozornost tiska in skupnosti.
Koraki
1. del od 3: Postavitev temeljev
Korak 1. Formirajte odbor za načrtovanje
Ideja odbora za načrtovanje je moč v številu. Obstaja le nekaj vprašanj v zvezi z zdravstvenim varstvom, ki ne skrbijo več kot ene organizacije. Prepoznati morate druge organizacije v skupnosti, ki se ukvarjajo z vašim vprašanjem, prepričati pomembne člane v prednosti mestne hiše in jih zaposliti v svojem odboru za načrtovanje.
- Če bi vas na primer skrbelo prehranjevanje otrok, bi bile lahko nekatere skupnosti, ki se ukvarjajo s tem vprašanjem, šole, pediatri, banke s hrano, cerkve, kmetje in dnevne oskrbe.
- Samopromocija je lahko izredno prepričljiv motivator. Ciljnim organizacijam pristopite z vidika in jim razložite, kako jim lahko sodelovanje v mestni hiši koristi.
Korak 2. Lokalizirajte vprašanja
Veliko lažje vas skrbi vprašanje, ki vas neposredno zadeva. Da bi bila tema vaše mestne hiše bolj takojšnja in prepričljiva, poudarite lokalni vpliv vprašanja namesto nacionalnega ali globalnega.
- Na primer, če ima vaše mesto ali država visoko stopnjo okužbe z virusom HIV ali visoko stopnjo debelosti, morate poudariti težave, s katerimi se bo zaradi tega soočilo vaše mesto, in ne težave, ki izhajajo iz diagnoze HIV ali debelosti na splošno.
- Tako bi lahko rekli: "Mesto Philadelphia bo moralo v naslednjih 15 letih zaradi visoke stopnje debelosti plačati 3,5 milijarde dolarjev več zdravstvenih stroškov", namesto "debelost vodi do višjih stroškov zdravstvenega varstva."
Korak 3. Opredelite cilje
Cilji vašega srečanja bodo določali obliko, koga povabite in kako ga boste promovirali. Izraz "mestna hiša" pomeni samo vrsto sestanka, kjer odprta vprašanja in odgovori javnosti obsegajo večino sestanka.
Cilji vašega srečanja so lahko informiranje, zagovarjanje določenega položaja ali dajanje povratnih informacij političnim kandidatom. Čeprav sestanki političnih kandidatov in zagovornikov verjetno pritegnejo največ pozornosti, niso nujno najboljši za vaše vprašanje. Na primer, če je javno mnenje v nasprotju s cilji politike vaše organizacije, je lahko informativni sestanek boljša strategija za spreminjanje mnenj glede na vaše potrebe
Korak 4. Izberite obliko
Tradicionalna oblika mestne hiše je, da panel s tremi do petimi govorci skupaj z moderatorjem poda kratke predstavitve s podrobnostmi o njihovem ozadju in položaju. Nato moderator občinstvu odpre vprašanja. Medtem ko občinstvo lahko zastavi vprašanja določenemu panelistu, bi moral moderator delovati kot moderator, in če menijo, da bi program napredoval tako, da bi isto vprašanje zastavil več panelistom, bi morali. Drugi formati lahko vključujejo:
- Čista oblika vprašanj in odgovorov. To je lahko dobro za kandidatov forum.
- Anonimna oblika vprašanj, pri kateri se vprašanja vložijo vnaprej, moderator pa izbere, katera vprašanja bo predstavil komisiji. Ta oblika je lahko dobra za sporne teme.
2. del 3: Skupaj potegnemo srečanje
Korak 1. Izberite lokacijo, datum in čas
Kraj sestanka mora biti na centralizirani, nevtralni, dostopni lokaciji za invalide. Cerkve, knjižnice, vladne zgradbe in skupnostni domovi so dobra izbira. Poskrbite, da ne bo v nasprotju z drugim priljubljenim dogodkom v skupnosti, in ga izvedite v času, ko se ga bo lahko udeležilo veliko ljudi-konec tedna ali če med tednom, zvečer.
- Dobro pravilo je, da vedno izberete mesto, ki je nekoliko premajhno. Prenatrpan prostor ustvarja vtis aktivnosti in priljubljenosti, kar je vedno bolje kot alternativa.
- Dogodek naj bo brezplačen ali po nominalnih stroških, vendar navzoče spodbudite, da na RSVP-Facebook stran, e-poštni naslov ali telefonsko številko pokličejo, so preprosti in poceni načini. Predpostavimo, da se dve tretjini "morda" ne bosta prikazala.
- Poskrbite, da boste imeli na voljo nadomestno mesto sestanka, v primeru, da bo vaše predvideno mesto padlo.
Korak 2. Povabite paneliste
Panelisti so eden najpomembnejših dejavnikov, ki prispevajo k uspehu ali neuspehu mestne hiše. Čeprav je na plošči najbolje imeti ugledne osebe, to ni vedno možnost. Naslednja najboljša stvar je, da panelisti predstavljajo pomembne organizacije in/ali paneliste z opaznim ozadjem-to daje dogodku večjo verodostojnost.
- Oglejte si izvoljene uradnike, akademike, voditelje cerkva in skupnosti ter izvajalce zdravljenja.
- To je še eno področje, na katerem lahko pride v poštev raznolik odbor za načrtovanje. Bolj ko so vezi članov skupnosti za načrtovanje daljnosežnejše, večja je verjetnost, da se boste lahko dotaknili raznolike in vznemirljive skupine strokovnjakov.
- Ne vabite osebnostnega faktorja, ko povabite paneliste. Panelisti bi morali biti dovolj verodostojni, da bi ljudi spravili v mestno hišo, vendar bi morali biti dovolj razburljivi, da bi se ljudje pogovarjali o vaši mestni hiši še dolgo po tem, ko se je končalo.
Korak 3. Zaposlite moderatorja
Moderatorji so še en pomemben dejavnik uspeha mestne hiše. Moderator mora spoštovati paneliste in občinstvo skupaj s temperamentom, da razbremeni napetosti in pospeši razpravo.
Pomislite na moderatorja, kot je MC-morali bi biti karizmatični, vendar ne tako karizmatični, da bi zasenčili paneliste ali prevladovali v razpravi. Predstavniki medijev, upokojeni sodniki in odvetniki ter duhovniki so lahko dobri kandidati
Korak 4. Na kratko predstavite paneliste
Poskrbite, da bodo vaši predstavniki vedeli za obliko mestne hiše, druge predstavnike, pričakovano udeležbo in teme na dnevnem redu. Dokler so pripravljeni, jih nato pripravite na pogovor z mediji.
Dobro je, da vaši predstavniki prispejo petinštirideset minut do ene ure pred časom, da boste lahko zadnjič pregledali obliko in teme
5. korak Zberite osebje
Za zagotovitev nemotenega poteka srečanja bo potrebno nekaj ključnega osebja. Imeti bi morali nekoga, ki bi se pogovarjal z mediji, posedel goste in delil materiale, kot so dnevni red sestankov, udeležencem in gostom.
Vse to so dobra dela za prostovoljce
Korak 6. Pripravite vnaprej gradivo
Ne glede na velikost vašega srečanja boste potrebovali nekaj tiskanih materialov, ki jih boste posredovali gostom, tisku in predstavnikom. Vrsta sestanka, ki ga vodite, bo narekovala posebne vrste materialov. Na primer:
- Če vodite informativni sestanek, je dobro, da natisnete priročnike ali brošure, ki se bodo dotaknile nekaterih informacij, ki jih boste objavili v mestni hiši. Na primer, če je vaša težava HIV v vaši skupnosti, natisnite poročilo, ki obravnava nekatere pomembne statistične podatke o lokalnem vplivu virusa HIV.
- Mestna hiša s političnimi kandidati ali uradniki lahko vsebuje informacije o stališčih in strankah kandidatov ali uradnikov, ki se nanašajo na vaše zdravstveno vprašanje.
3. del 3: Priprave na srečanje
Korak 1. Poskrbite, da se prikaže medij
Tisk je ključnega pomena za uspešno mestno hišo. Ne glede na to, ali je mestna hiša osredotočena na zagovarjanje vprašanj, širjenje informacij ali politični forum, bo njena razvpitost vplivala na uspeh teh ciljev in vašo sposobnost sestavljanja mestnih hiš v prihodnosti.
- Napisati morate sporočila za javnost, prepoznati poročevalce, ki pokrivajo zgodbe o zdravju, zadevah v skupnosti ali politiki, in se z njimi v rednih časovnih presledkih obrniti.
- Sporočilo za javnost je preprost dokument, poslan medijskim organizacijam, ki pojasnjuje dogodek in zakaj je pomemben. Sporočilo za javnost je običajno krajše od ene strani.
- Novice govorijo o aktualnih dogodkih, zato morate novinarjem poudariti, zakaj je mestna hiša dogodek, ki ga je treba kriti zdaj in ne kasneje. Na primer, debelost je vedno problem, vendar o tem poroča šele, ko izide študija, ki naj bi pokazala drug razlog, zakaj je slaba.
Korak 2. Obrnite se na podobno misleče organizacije
Člane vašega odbora za načrtovanje, paneliste in člane sorodnih organizacij, ki niso neposredni del mestne hiše, je treba gojiti za objavo dogodka.
Ne pozabite uporabiti sredstev, kot so univerzitetni kampusi, bolnišnice in vladne agencije. Na teh lokacijah objavljajte letake z objavo dogodka. Lahko so odličen način za povečanje obiskanosti
Korak 3. Pritisnite socialne medije
Ne pozabite na obsežno mrežo skupin vprašanj na Facebooku in drugih družbenih medijih. Ne obračajte se samo na opečne in maltne organizacije z ljudmi na plačni listi. Objavljajte na Facebook skupinah, blogih in oglasnih deskah zainteresiranih in sorodnih organizacij.
Poskrbite, da vaši predstavniki in člani dogodek promovirajo tudi na Twitterju, Facebooku in Instagramu
Korak 4. Sestavite tiskovne pakete
Paket za medije se od sporočila za javnost razlikuje po tem, da gre za paket materialov, ki je bil dan poročevalcem na dan dogodka, ne pa kot spodbuda za kritje dogodka. Vsebovati mora:
- Sporočilo za javnost.
- Biografije panelistov in govorcev.
- Informacije o vsebini, vključno z ustreznimi študijami, statistiko in osebnimi zgodbami prizadetih posameznikov.
Korak 5. Pričakujte nepričakovano
Včasih se predstavniki ne prikažejo. Včasih protestniki poplavijo prizorišče. Na območje bi od nikoder lahko zajela snežna nevihta. Kot načrtovalec dogodkov morate načrtovati te nepredvidene dogodke tako, da rezervirate nadomestne govornike ali načrtujete nadomestne datume.
- Če vašo mestno hišo preplavijo protestniki, je morda ustrezna sprememba oblike. Če je izvirna oblika odprta vprašanja in odgovori, namesto tega prejmite vnaprej zastavljena vprašanja. Če so protestniki zunaj, jih povabite in spremenite obliko, da pospešite vložitev vprašanj.
- Poravnajte nadomestne govorce iz vaše organizacije ali sodelujočih organizacij, samo če se načrtovani govornik ne prikaže. Če je mestna hiša forum med političnimi kandidati, jo neusmiljeno poudarite za medije-zaradi česar si bodo želeli, da bi se pojavili.