Spremembe postopkov na delovnem mestu na splošno prinašajo pozitivne rezultate, prihranijo čas in denar podjetja ali spodbujajo bolj pozitivno delovno okolje. Spremembe navdušujejo tiste, ki se jim zlahka prilagodijo, vendar so za nekatere zaposlene spremembe lahko neznane, vznemirjajoče ali celo zastrašujoče. Morda bodo težko sprejeli neznano, kar povzroča stisko, ali pa bodo vzbudili zaskrbljenost zaradi spoštovanja novih politik. Kot vodja na delovnem mestu je vaša naloga, da zagotovite čim bolj nemoten prehod. Če se boste naučili uvajati in izvajati nove postopke na delovnem mestu, boste svojim zaposlenim pomagali pri učinkovitem prehodu na spremembe, hkrati pa ohranili visoko moralo na delovnem mestu.
Koraki
1. del od 3: Oblikovanje postopkovnih sprememb
Korak 1. Zavedajte se stroškov
Če v naslednjih nekaj letih izvajate postopkovne spremembe, da prihranite denar, se bo morda zdela jasna izbira. Če pa bo za to spremembo potrebna draga namestitev nove opreme, precejšnje preusposabljanje osebja ali najem novih delavcev za prevzem novih vlog, boste morda morali primerjati stroške, da ugotovite, ali odtehtajo dolgoročne prihranke in koristi. Pogovorite se z računovodjo o relativnih stroških v primerjavi z dolgoročnimi prihranki, da ugotovite, ali si vaše podjetje lahko privošči izvedbo teh sprememb, ali poskusite izvesti preprosto analizo stroškov in koristi.
- Analiza stroškov in koristi primerja pričakovane stroške s pričakovanimi koristmi, da določi najboljši in stroškovno najučinkovitejši načrt.
- Za preprosto analizo stroškov in koristi list papirja razdelite v dva stolpca. Navedite ugodnosti v enem stolpcu in stroške v drugem stolpcu. Primerjajte oba seznama, da vidite, kateri ukrep je najbolj koristen in stroškovno učinkovit.
Korak 2. Olajšajte predstavitev
Tudi če bodo postopkovne spremembe, ki jih uvajate, korenito spremenile način poslovanja vašega podjetja, je pomembno, da te spremembe preprosto uvedete in izvedete. Če je le mogoče, poskusite nove spremembe uvesti po stopnjah ali fazah. Tako se bodo vaši zaposleni lažje prilagajali in prilagajali novim postopkom.
Če je mogoče, uvedite spremembe na način, ki zaposlenim omogoča prilagajanje po korakih. Poskusite pospešiti nove postopkovne spremembe v nekaj tednih ali celo mesecih, da omogočite optimalno prilagoditev
Korak 3. Izmerite njegov uspeh
Pomembne postopkovne spremembe je treba narediti z razlogom. Ko ugotovite, zakaj izvajate te spremembe, je pomembno najti način za merjenje relativnega uspeha sprememb. Če naj bi spremembe prihranile stroške, potem naredite primerjavo stroškov, da ocenite, kako učinkovite so bile spremembe po več mesecih. Če naj bi spremembe izboljšale zadovoljstvo strank, opravite ankete in spremljajte število vračanih strank, ki so zadovoljne s spremembami, ki ste jih naredili.
Razmislite o uporabi brezplačnega ali poceni finančnega orodja za spremljanje uspeha vašega podjetja pred in po uvedbi sprememb. Na spletu lahko najdete brezplačna orodja, kot sta inDinero ali Corelytics, ali pa se naročite na bolj poglobljeno mesečno storitev teh istih ponudnikov
Korak 4. Naredite načrt za pobeg
Očitno upate, da bodo nove postopkovne spremembe izboljšale stanje na delovnem mestu. Kaj pa storite, če se zgodi nasprotno? Vsak dober načrt za postopkovne spremembe bi moral imeti rezervni načrt ali, če vse drugo ne uspe, načrt za pobeg, da se spremembe popolnoma opustijo.
- Odločite se, ali se boste v primeru neuspeha novih sprememb privzeto vrnili na stare postopke ali pa boste izvedli načrt varnostnega kopiranja. Če se odločite za rezervni načrt, imejte za vsak primer konkretne načrte.
- Morda se boste želeli izogniti, da bi svojim zaposlenim povedali, da imate rezervni načrt ali da se lahko vrnete na stare postopke. Če jim govorite o teh stvareh, se boste morda zdeli šibki ali neučinkoviti kot vodja in lahko poveča odpor zaposlenih do sprememb, če vedo, da se bo dovolj glasno nasprotovanje vrnilo v stanje, kot je bilo.
2. del 3: Ohranjanje zaupanja in nadzora
Korak 1. Prenesite svojo vizijo
Če menite, da bodo postopkovne spremembe izboljšale podjetje in/ali delovno mesto, to sporočite. Povejte svojim zaposlenim, kako si predstavljate podjetje čez eno leto, in predstavite strategije (vključno s temi postopkovnimi spremembami), ki bodo pomagale pripeljati podjetje tam, kjer menite, da mora biti.
- Delite svojo vizijo s svojimi zaposlenimi. Bodite jasni in jedrnati pri opisovanju, kaj želite za svoje podjetje.
- Razumeti svoje zaposlene.
- Omogočite svojim zaposlenim, da jim dovolijo, da izrazijo svoje misli, skrbi in celotno povratno informacijo o spremembah, ki jih predlagate. Vendar ne izgubite organizacijske strukture svojega podjetja.
- Odločite se, ali bi bilo najbolje sporočiti svojo vizijo in napovedati spremembe osebno ali po e -pošti. Nujna vprašanja je najbolje rešiti osebno, pisna/e -poštna sporočila pa je mogoče zlahka prezreti.
NAMIG STROKOVNIKOV
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant
Help prepare the workforce ahead of time
Leading up to a procedural change in the workplace, share information about why that change is occurring, if you can. That will help reduce some of the anxiety that can occur around change.
Korak 2. Prodajte spremembo
Ne glede na to, katere postopkovne spremembe na delovnem mestu poskušate izvesti, morda ne bo dovolj, da svojim zaposlenim preprosto rečete: "Tako bo od zdaj naprej." Kot vodja je vaša vloga, da vodite, kar pomeni, da imate zaposlene za seboj 100%. Ko objavite spremembe, jih prodajte svojim zaposlenim. Pomagajte jim ugotoviti, zakaj so te spremembe dobre za podjetje in navsezadnje tudi za zaposlene.
- Naj vaši delavci poznajo vašo (ali podjetje) motivacijo za izvajanje teh sprememb. Če bodo spremembe prihranile denar, to povejte. Če bodo ustvarili boljše delovno okolje, naj to sporočijo vsi. Ne glede na to, kakšna je motivacija, jasno povejte, da bodo prednosti teh sprememb odtehtale stroške in težave pri izvajanju.
- Poudarite, zakaj je bil stari način dela neustrezen ali neučinkovit. Jasen kontrast lahko zaposlenim olajša razumevanje, zakaj je bila ta sprememba potrebna.
Korak 3. Odstranite negotovost
Eden največjih razlogov, da se zaposleni upirajo spremembam, je strah, ki ga čutijo pred neznanim. Če obstaja negotovost glede tega, kako bo delovalo vsakodnevno podjetje, ali glede zelo posebnih vlog, ki jih boste imeli vi in vaši zaposleni pri teh spremembah, jih boste morali odpraviti. To lahko storite tako, da predvidite vprašanja, dvome in strahove, ki jih imajo vaši zaposleni, in jih olajšate, preden se pojavijo.
- Bodite natančni pri načrtovanju, kako bo podjetje delovalo in kakšne (če sploh) spremembe se bodo pojavile pri vlogah vaših zaposlenih. Dajte jim vedeti, da se njihove vloge ne bodo spremenile, ali če bodo na njihove vloge kakor koli vplivale, naj bo to jasno od začetka.
- Poskusite oblikovati postopkovne spremembe tako, da bodo zaposleni te spremembe videli kot izboljšanje svojega dela. Če odstranite dvom, ki obdaja nejasne postopkovne objave, in te spremembe znova uokvirite kot način za ustvarjanje boljšega delovnega okolja ali bolj gladkega vrstnega reda operacij, bodo vaši zaposleni najverjetneje bolj aktivni.
NAMIG STROKOVNIKOV
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA Svetovalec za raznolikost, enakost in vključenost
Naš strokovnjak se strinja:
Ko se postopkovne spremembe izvajajo in se uvajajo nova pravila ali smernice, bodite jasni, o katerih vidikih spremembe se ne da pogajati in kateri imajo vgrajeno prožnost. Lahko bi na primer rekli,"
Korak 4. Čas je pravi
Nekateri poslovni strokovnjaki svetujejo, da je časovni razpored postopkovne objave lahko največji dejavnik pri pridobivanju zaposlenih. Ni jasnega pravila o tem, kdaj je pravi čas, saj so vsaka situacija in delovno mesto drugačni, a zavedanje, kako spremembe vplivajo na vaše zaposlene, vam bo morda pomagalo, da napoved in izvedbo nekoliko bolje določite.
- Če bodo novi postopki zahtevali dodatno usposabljanje, poskusite izvajanje teh postopkov časovno omejiti na način, ki bo vašim zaposlenim dal dovolj časa za pripravo. Na primer, v petek ne napovedujte novih postopkov, če bodo začeli veljati naslednji ponedeljek. To lahko zahteva, da zaposleni pridejo čez vikend na usposabljanje ali se pomerijo, da bi ugotovili stvari na dan sprememb.
- Če je le mogoče, napovedite postopkovne spremembe nekaj tednov, preden se bodo zgodile. Tako bodo imeli vsi priložnost prebrati nove postopke, razumeti, kako se razlikujejo od starih, in se naučiti, kako narediti potrebne spremembe.
3. del 3: Izvajanje sprememb
Korak 1. Ne izgubite identitete svojega podjetja
Postopkovne spremembe so običajno dobre, vendar ne smejo biti tako radikalne, da vaši zaposleni ne bi več prepoznali podjetja - vsaj ne čez noč. Ne pozabite, da je poleg udobja v znanem veliko vaših zaposlenih lahko zvesto in predano podjetju zaradi njegove podobe/identitete ali prvotnega poslanstva. V redu je, da te vidike premaknete z dolgoročnim načrtom, vendar lahko korenite spremembe v kratkem času odtujijo ali alarmirajo vaše najbolj zveste zaposlene.
Korak 2. Poiščite vnos
Stopnja zadovoljstva vaših zaposlenih bo eden najboljših meril, kako učinkovite so bile spremembe. Nekateri zaposleni se bodo seveda uprli spremembam, ne glede na to, kaj se zgodi, drugim pa bo morda všeč splošna smer, hkrati pa imajo zadržke glede tega, kako se te spremembe dejansko izvajajo.
- Enostaven način, kako zagotoviti zadovoljstvo zaposlenih in oceniti morebitne prihodnje spremembe, je prositi zaposlene za povratne informacije o spremembah. Sporočite jim, da čeprav niste pripravljeni razveljaviti sprememb, cenite vložek in sodelovanje zaposlenih, ko gre za to, kako se te spremembe izvedejo.
- Razmislite o oblikovanju delovne skupine ali odbora, da poiščete povratne informacije o tem, kako se spremembe izvajajo, in podajte mnenja o tem, kako bi bile spremembe uspešnejše.
Korak 3. Nagradite uspešnost zaposlenih
Eden od načinov, kako zaposlenim pomagati pri novih postopkovnih spremembah, je ustvariti kratkoročne cilje za svoje zaposlene in nagraditi tiste, ki te cilje dosegajo. Morda se zdi nepomembna poteza, vendar lahko pomaga graditi podporo spremembam in vzbuditi močno željo po izvajanju teh sprememb.
Nasveti
- Čim prej vključite svoje zaposlene in se vključite v spremembe postopkov.
- Pri načrtovanju ali izvajanju tega procesa poskusite poiskati pomoč zaposlenih.
- Spodbujajte prožnost na delovnem mestu. Bolje se bodo vaši zaposleni prilagodili spremembam, lažji bo ta proces za vse.
