Vsi vemo, da je organiziranje na delovnem mestu pomembno, vendar je to boj za mnoge ljudi. Verjemite ali ne, ostati organiziran ni tako zastrašujoče, kot se morda zdi. Nekaj hitrih popravkov in nekatere stalne rešitve olajšajo delo, kot ste morda mislili.
Koraki
Metoda 1 od 4: Upravljanje vašega prostora in časa
Korak 1. Spremljajte svoje dejavnosti
Nekaj dni preživite v dnevniku ali dnevniku dnevnih dejavnosti. Tako boste lažje videli, kaj počnete, česar se morda niti ne zavedate, in zagotovili prvi vpogled v organizacijske vrzeli in vrzeli v produktivnosti. To vajo je treba narediti tudi ob upoštevanju vaših velikih ciljev. Skozi dnevnik dejavnosti lahko vidite, katere dejavnosti bi lahko zapravljale čas in katere dejavnosti bi lahko dejansko dosegle vaše cilje.
Korak 2. Določite čas produktivnosti
Nekateri smo jutranji ljudje, nekateri pa se zdrznemo ob misli na jutra. Morda že imate občutek, v katerem času dneva ste najbolj produktivni. Ne glede na to, ali imate raje večere, dopoldneve, kosila ali tik pred ali po prometnih konicah, izkoristite te čase in povečajte svojo produktivnost.
Korak 3. Dajte prednost svojim nalogam
Vsi vemo, da so nekatere naloge pomembnejše od drugih, vendar jim tega ne dajemo vedno na prvo mesto. Zato razvijte sistem razvrščanja tako, da na primer označite pomembne naloge ali jih označite z zvezdico, ter bodite pošteni in prilagodljivi. Uporabljajte opomnike, bodisi prek digitalnega koledarja ali prek samolepilnih zapiskov v računalniku ali mizi. Več časa in energije namenite prednostnim postavkam na svojem seznamu. Primeri vključujejo časovno občutljiva opravila, kot so stvari, ki zapadejo do konca posla ali jutri. Prav tako lahko dajete prednost odzivu na stranke, šefe ali koga drugega, ki plačuje račune. In če niste prepričani o občutljivosti ali pomembnosti naloge, je vedno dobro vprašati.
Korak 4. Takoj izločite hitre naloge
Ni treba dati prednost vsem nalogam in jih načrtovati za prihodnji čas dokončanja. Nekatere naloge si za načrtovanje ali načrtovanje vzamejo skoraj toliko časa, kot jih potrebujejo za izvedbo. Če je temu tako in lahko te naloge takoj zavržete, vsekakor to storite! Takojšnje reševanje hitrih nalog pomaga tudi pri preprečevanju odlašanja.
Korak 5. Upravljajte nered in delovne materiale
Naše mize zlahka gredo od razmetanih do tornado, kar očitno ovira organizacijo. Nekateri celo delujejo na podlagi politike samo za čiste mize. Čeprav to ni nujno, ukrepajte, da počistite delovni prostor.
- Declutter. Odvrzite smeti v smeti in sistematično vložite potrebna gradiva. Odstranite nered, kadar koli je to mogoče: med zatišjem med delovnikom, med odmori ali med opravili.
- Takoj očistite za seboj. Tako ti je na glavi. Poleg tega se izognete neizogibnemu vznemirjanju, da bi trenutna nered postala del vaše prihodnje nereda.
- Pri roki imejte potrebne zaloge. Seveda ni vse okoli vas nered. Če imate na voljo potrebna orodja, prihranite čas in dobro izkoristite vaš dragoceni prostor.
Korak 6. Načrtujte dejavnosti in sestanke
Nekateri načrtujejo samo sestanke, ne pa tudi dejavnosti na svojem seznamu opravil. Načrtovanje najpomembnejših nalog in sestankov je lahko v pomoč. Svoje dneve lahko tudi »sestavite« tako, da imate sestanke na primer le ob torkih in četrtkih. V svojem urniku imejte nekaj lukenj za ustvarjalni čas zase ali za prilagoditev nepričakovanemu.
- Uporabite organizator in koledar. To so lahko organizatorji s peresom in papirjem ali pa koledarji na osnovi programske opreme in aplikacije za osebnega pomočnika, na primer iCalendar ali Asistent Google.
- Kategorizirajte svoje dejavnosti. Kategoriziranje ali barvno kodiranje vas lahko hitro opomni, kaj je pomembno. Na primer, kategorije lahko vključujejo dopisovanje, projekte, dogodke, srečanja, možganske nevihte in celo odmore ali čas za vadbo in telovadbo.
- Poenostavite svojo tehnologijo. Spletni organizatorji in e-poštne platforme, na primer Outlook, lahko na primer združijo vaše sezname opravil, koledarje in naslove. To ne samo poveča vašo učinkovitost, ampak tudi racionalizira vaše razmišljanje.
- Delegirajte, kjer je le mogoče. V norosti delovnika je enostavno pozabiti, da vam ni treba vsega narediti sami. Pooblastite se za pomočnika ali, če ste še posebej preobremenjeni, prosite kolega, da vam naredi dobro in vam pomaga pri določeni nalogi. Vedno jih lahko poplačate pozneje, ko se stvari upočasnijo.
Metoda 2 od 4: Sistematično reševanje e -pošte
Korak 1. Preverite e -pošto ob načrtovanem času
Ni treba, da smo vsi prilepljeni na nabiralnik, saj veliko sporočil pravzaprav ni tako časovno občutljivih, kot si morda mislimo. Če delate na delovnem mestu, ki ne zahteva takojšnjega spremljanja e-pošte, preverite svojo e-pošto ob predvidenem času le približno tri do štirikrat na dan.
Korak 2. Datoteke po e -pošti
Uporabite mape in zastavice za vlaganje podatkov, namesto da pustite, da se sporočila kopičijo v mapi »Prejeto«. Mape in podmape v Outlooku, na primer, ali oznake Gmaila in več nabiralnikov so lahko sredstvo. Če ste na primer novinar, se lahko vaše mape imenujejo Trenutne zgodbe, Prihodnje zgodbe, Stare zgodbe, Intervjuji in viri ter Predstave in ideje.
Izbrišite in arhivirajte. Arhivirajte pomembno, staro korespondenco, preostalo pa izbrišite. V zgornjem primeru je "Stare zgodbe" arhivska mapa novinarja. Ko začnete brisati stara e -poštna sporočila, boste presenečeni, koliko e -poštnih sporočil je bolj vrednih koša za smeti kot omara za spise. Nekateri ljudje prisegajo tudi na »nabiralnik nič«, kar pomeni, da nimate nič neprebranih e -poštnih sporočil (ali nič e -poštnih sporočil v nabiralniku, pika). Poleg uporabe map in oznak lahko mapo »Prejeto« dosežete tudi z uporabo funkcije arhiviranja, brisanjem starih e -poštnih sporočil med izpadi in uporabo aplikacij za zmanjšanje števila e -poštnih sporočil
Korak 3. Uporabite druge oblike komunikacije, če so učinkovitejše
Včasih lahko hiter telefonski klic opravi 10 povratnih e-poštnih sporočil. Če je tako, pokličite! Če veste, da si e-poštna izmenjava zasluži razpravo ali bo vključevala precejšen napredek, je včasih bolje, da se pokličete. Pogosto boste dobili več podrobnosti po telefonu, medtem ko se vi in druga stranka v razpravi izogibate pripravi dolgih, zamudnih e-poštnih sporočil. Lahko celo pošljete kolegu po e -pošti in rečete: »Imam veliko vprašanj o tem. Morda bi bil klic lažji. Ali te lahko pokličem čez 5?"
Korak 4. Omejite prekinitve
Čeprav so strateški odmori v pomoč, prekinitve med delovnim časom niso. Prekinitve vas lahko upočasnijo, porušijo delovni ritem in izgubite tok misli. Zato poskusite uporabiti sporočila stran in glasovno pošto, ko veste, da boste preveč zaposleni. Ta orodja niso namenjena le, če niste fizično v pisarni; jih lahko uporabite, ko ste preveč preobremenjeni. Mnogi ljudje imajo tudi "politiko odprtih vrat", vendar vam pravzaprav ni treba vedno držati odprtih vrat. Lahko celo pustite prijazen zapis na vratih z napisom »Konferenčni klic v teku« ali »Zaseden. Vrnite se pozneje ali prosim po e -pošti."
Korak 5. Uporabite oblak
Računalništvo v oblaku je vredno razmisliti, ker je lahko cenejše, prilagodljivo, učinkovitejše in lažje posodobljeno. Vsebina, ki je na voljo v oblaku, je še posebej uporabna, ker lahko do nje dostopate prek svojih naprav: računalnikov, tabličnih računalnikov, pametnih telefonov itd. Shranjevanje v oblaku služi tudi kot uporabna primarna ali sekundarna oblika digitalnega varnostnega kopiranja. Preverite pri svojem upravitelju IT ali ponudniku programske opreme, ker imate morda že na voljo določeno količino prostega prostora na disku v oblaku ali za majhno letno plačilo.
Korak 6. Uporabite zaznamke v spletu
Večji brskalniki imajo vse možnosti zaznamkov, kjer lahko shranite in uredite svoje najljubše ali najpogosteje obiskane spletne naslove za hiter in enostaven dostop. Izkoristite jih, da ne pozabite na pomembna spletna mesta, da preverite novice ali posodobitve industrije.
Metoda 3 od 4: Čas uporabite v svojo korist
Korak 1. Izogibajte se večopravilnosti
Zdi se, da se vsi strokovnjaki glede tega strinjajo. Čeprav se na televiziji lahko sliši hitro ali izgleda kul, večopravilnost ni učinkovita in lahko dejansko škoduje vaši organizacijski učinkovitosti. Namesto tega se v celoti posvetite eni nalogi naenkrat, jo opravite in pojdite na naslednjo postavko na seznamu.
Korak 2. Ustvarite urnik ali urnik zase
Na srečo večina delovnih mest ne zahteva načrtovanja vsega za vsak dan. Če pa ohranite osnovni urnik vrhuncev in najpomembnejših opravil ter dogodkov svojega dne, vam lahko pomaga pri ohranjanju naloge.
- Določite časovne omejitve za določene dejavnosti. Nekatere naloge ne zahtevajo nastavljenih časovnih omejitev, druge pa morajo imeti časovne parametre za povečanje produktivnosti. Pomislite na dnevne naloge, ki vam vzamejo več časa, kot je potrebno, in jim v prihodnje določite časovne omejitve.
- Predvidite dodaten čas za druge dejavnosti. Nekatera opravila, kot ste se naučili iz izkušenj, običajno trajajo več časa, kot je bilo pričakovano, vendar to ni nujno slabo. Za tovrstne dejavnosti in za posebej pomembne dogodke in sestanke, na primer, predviden dodatni čas pred in po njem.
Korak 3. Uporabite časovnik, štoparico ali budilko
To so lahko učinkovita orodja, če jih uporabljate zmerno. Nekateri radi postavijo svoje alarme 10, 15 ali 30 minut pred časom, da jim dajo vnaprej opozorilo ali čas medpomnilnika pred aktivnostjo. Nastavite lahko tudi opozorila za opomnike.
Korak 4. Izogibajte se odlaganju dejavnosti
Vprašajte se, ali je odlaganje nujno ali je ta nagon le primer odlašanja. Če čutite slednje, moči ne odlašajte! Če pa se ne morete izogniti odložitvi celotne dejavnosti ali njenega dela, se prepričajte, da ste zabeležili, kje ste končali, in se pomaknite na konkretne načrte. Druga možnost je, da pripravite načrt za nepredvidene dogodke. Če morate na primer preklicati osebni sestanek, lahko namesto tega organizirate konferenčni klic ali spletno konferenco.
Metoda 4 od 4: Ostanite zdravi fizično in psihično
Korak 1. Vzemite si odmore
Duševni izpadi so pomembni za našo produktivnost in zdravi za um. Včasih se tako ujamemo v svoje delo, da se ne ustavimo, da bi naredili prepotrebne odmore. Odmor nam daje potreben počitek, ki izboljša našo produktivnost, hkrati pa nam daje priložnost, da naredimo korak nazaj in se vprašamo, ali je to, kar smo počeli, najučinkovitejša poraba našega časa.
Korak 2. Bolje spite
Brez ustreznega spanja se boste naslednji dan morda počutili zaskrbljeni, utrujeni ali letargični, kar lahko škoduje vašemu urniku in učinkovitosti pri delu. Prizadevajte si za sedem do osem ur neprekinjenega spanja na noč.
Korak 3. Ne primerjajte se s sodelavci
Večina delovnih mest naših sodelavcev je drugačnih od naših in vsak ima različne načine organizacije, ki delajo zanj. Metoda, ki je smiselna in učinkovita za kolega, morda ni najboljša metoda za vas in obratno.
Korak 4. Sprejmite, da je organizacija stalen proces
Ne pričakujte, da boste popolni. Organizacija je stalna in zahteva stalno pozornost. Ne boste optimalno organizirani vsak dan, vendar bo majhna organizacija močno pripomogla k povečanju vaše učinkovitosti.
