Če delate v zdravstveni pisarni ali začenjate svojo prakso, je načrtovanje sestankov pri pacientu ena vaših najpomembnejših nalog. Če boste dobro organizirali urnik sestankov, boste zagotovili, da se noben bolnik ne bo "izgubil" v sistemu in da bodo imeli pacienti in zdravniki prijetne izkušnje v pisarni. Medtem vam bo povečanje produktivnosti v urniku omogočilo, da rezervirate več sestankov in povečate prihodke svoje pisarne.
Koraki
Metoda 1 od 3: Vzpostavitev sistema za načrtovanje sestankov
Korak 1. Naj bolniki naročijo sestanke po telefonu, osebno in na spletu
Tako boste zagotovili čim več pacientov in ne boste izgubili potencialnih pacientov, ki ne morejo naročiti sestankov na en poseben način. Če ljudem omogočite sestanke na spletu, lahko tudi izkoristite 24 -urni spletni dostop in pacientom omogočite, da se naročijo po uradnem času.
- Poleg te dodatne učinkovitosti bolniki na splošno poročajo tudi o tem, da se počutijo bolj udobno in manj obremenjeni s spletnim samo-razporejanjem, kot da se sestajajo po telefonu.
- Na spletu je na voljo velika programska oprema za razporejanje sestankov, ki jo lahko uporabite v pisarni. Nekatere najbolj priljubljene programske opreme vključujejo AppointmentPlus, Booker in Thryv. Seveda lahko ustvarite tudi svojo programsko opremo za načrtovanje, če imate veščine kodiranja in razvoja!
Korak 2. Pacientom ponudite več možnosti za časovni razpored za imenovanje
Poskrbeti morate, da boste svojim pacientom dali čim več možnosti, da bodo lahko izbrali najboljši časovni razpored za svoj urnik. To se morda zdi očitno, vendar je zelo pomembno, da oskrbite paciente in zmanjšate možnost, da zaradi časovnega spora odpovejo sestanek.
Na primer, namesto da vprašate pacienta, če torek ob 1:00 deluje zanj, jim dajte možnost, da izberejo kateri koli razpoložljivi časovni interval, ki jim ustreza, na primer v torek od 1: 00-2: 00, 2: 00-3: 00 ali 4: 00-5: 00
Korak 3. Odstranite kontaktne podatke vsakega načrtovanega pacienta
Morali jih boste kontaktirati, da jih opomnite na prihajajoči sestanek ali prestavite naslednjo rezervacijo. Pri prvi rezervaciji sestanka vprašajte za telefonsko številko, e -poštni naslov in poštni naslov osebe.
Če se oseba osebno dogovori za sestanek ali po telefonu, jih prosite za te podatke. Če se dogovorijo za termin na spletu, na svoj spletni portal vključite področje za kontaktne podatke bolnikov
Korak 4. Pacientom opomnike pošljite dan pred imenovanjem
Če bolniki pozabijo na termin za sestanek in se ne pojavijo, to vodi do velikega bloka zapravljenega časa v vašem urniku. Uporaba opomnikov zmanjšuje tveganje, da se pacienti ne bodo pojavili na sestankih in s tem preprečujejo izgubo časa.
- Klicanje ali pošiljanje sporočil pacientom je najboljša vrsta opomnika, saj je verjetnost, da bodo opazili dohodni klic ali besedilo, večja kot v kratkem času.
- Uporaba sistema opomnikov lahko poveča tudi odpoved in prerazporeditev neželenih sestankov, kar lahko privede do tega, da se bolniki počutijo bolj pod nadzorom in s tem bolj zadovoljni s časom sestanka.
5. korak Za svojo pisarno imejte določenega urnika sestankov
Če niste edini zadolženi za vzdrževanje urnika sestankov v svoji pisarni, najemite ali določite nekoga za glavnega razporeditelja sestankov. Prenos odgovornosti za razporejanje sestankov z eno osebo bo omogočil bolj strog postopek razporejanja in pripeljal do urnika, ki bolje odraža potrebe pacientov in želje posameznih zdravnikov.
Na primer, če je ena oseba zadolžena za razporejanje sestankov, se lahko osredotoči na stvari, kot je ujemanje določenih pacientov ali stanj z določenimi zdravniki, namesto da svojo pozornost razdeli na več nalog
Metoda 2 od 3: Triagiranje bolnikov v urniku
Korak 1. Istega dne združite bolnike s podobnimi stanji ali težavami
Zdravniki na splošno cenijo obravnavo podobnih pacientov hrbet za hrbtom, saj dodaja doslednost njihovemu delu in jih postavlja v bolj osredotočeno medicinsko miselnost. Tako bo organiziranje urnika sestankov osrečilo zdravnike v vaši ordinaciji in omogočilo učinkovitejše zdravljenje.
Če na primer v določenem tednu več bolnikov načrtuje sestanke za kožna obolenja, jih poskusite nastaviti tako, da bodo vsi sestanki padli na isti dan v tem tednu
Korak 2. S triažno tabelo določite prednost sestankom glede na resnost
Tabela mora vključevati merila, kot so prijavljeni simptomi, nujnost sestanka in trajanje sestanka. Ko v urnik dodate nov sestanek, se v tem grafikonu odločite, ali boste termin rezervirali isti dan, v naslednjih dneh ali v naslednjih nekaj tednih.
- Na primer, če oseba pokliče na sestanek in poroča o simptomih, kot sta močna bolečina in zasoplost, jih čim prej vključite v urnik, saj je njihovo stanje lahko zelo resno.
- Če v urniku ni prostora, da bi takoj videli nekoga z nujnim stanjem in morate prestaviti sestanek pri drugem pacientu, lahko z grafikonom ugotovite, katere sestanke je mogoče preložiti.
Korak 3. Izogibajte se dvojnim rezervacijam novih pacientov in bolnikov s kompleksnimi težavami
Ti sestanki bodo zahtevali več časa in pozornosti, kot jih potrebujejo bolniki, ki se vračajo. Namesto tega razporedite "delovne" bolnike, ki potrebujejo malo pozornosti poleg novih pacientov, tako da bodo medicinske sestre lahko opravile začetni pregled pri novem pacientu, medtem ko zdravnik dela z dopoldanskim pacientom.
- Čeprav vam lahko dvojna rezervacija na ta način pomaga pri obisku več bolnikov v enem dnevu, lahko pride do težav, ko se pojavijo nepričakovane okoliščine. Dvojne rezervacije čim manj, da se izognete težavam.
- Načrtovanje "delovnih" bolnikov je tudi dobro sredstvo za preizkušanje pacientov glede na njihove potrebe in puščanje več prostora za sestanke tistim z resnejšimi težavami.
Korak 4. Načrtujte svoj urnik glede na sezonska nihanja v potrebah pacientov
Glede na demografijo vaše stranke boste verjetno videli, da se redno ob istem času v letu rezervira veliko sestankov. Za napovedovanje teh sezonskih nihanj uporabite pretekle izkušnje in v urniku pustite dovolj prostora za potrebe svojih pacientov.
- Morda boste na primer videli veliko ljudi, ki načrtujejo preglede za svoje otroke ob začetku novega šolskega leta, zaradi česar boste morali vsak dan pred in po šoli pustiti prostor za te sestanke.
- Na splošno najbolj obremenjeni letni časi za zdravniške ordinacije vključujejo začetek novega šolskega leta (t.j. avgust), sezono alergij (t.j. april-junij) in sezono gripe (t.j. oktober-februar).
Metoda 3 od 3: Vodenje učinkovitega urnika sestankov
Korak 1. Ustvarite tedensko časovno premico, da organizirate svoj urnik
Vaša časovnica mora vsebovati podatke, na primer, koliko pacientov mora vaša pisarna načrtovati vsak teden, koliko ur lahko zaposleni delajo in koliko dni lahko bolnik počaka, preden obišče zdravnika. Če imate te podatke na časovnici, boste lažje uravnotežili potrebe pacientov s potrebami vaših pisarniških delavcev.
Če na primer veste, da ste za en teden že načrtovali dovolj pacientov, da bodo lahko zadovoljili potrebe vaše pisarne, lahko nato v naslednjem tednu določite urnik za bolnike, ki nimajo nujnih stanj
Korak 2. Uporabite spremenjeno razporeditev valov, da se izognete kopičenju bolnikov
V tem modelu razporejanja so sestanki pacientov združeni blizu začetka ure, konec ure pa je odprt. Pri tovrstnem urniku odprt prostor ob koncu ure deluje kot varovalka, kadar sestanki trajajo dlje, kot je bilo pričakovano, ali pa nastopijo druge nepredvidene okoliščine.
- Spremenjeni model razporejanja valov bo drastično skrajšal čakalne dobe pacientov in s tem povzročil večje splošno zadovoljstvo bolnikov.
- Če imate ob koncu ure prazen čas, lahko ta čas izkoristite za dohodek pri drugih opravilih v pisarni, kot so vložitev papirja, telefonski klici ali celo sestanki osebja.
Korak 3. Uporabite čakalni seznam, da se izognete izgubi prostora na urniku po preklicu
Če imate čakalni seznam, lahko v zadnji minuti dodate bolnike na urnik, če je predhodno načrtovan termin odpovedan. To bo zmanjšalo čas in prihodek, ki ga bo vaša pisarna izgubila, ko vas bo pacient odpovedal.
Ustvarite čakalni seznam v digitalni obliki in ga nastavite tako, da lahko takoj pošljete besedilo ali e -pošto bolnikom na seznamu, ko se odpre reža za razpored. To je veliko učinkovitejše, kot če se po telefonu obrnete na paciente s seznama
Korak 4. Nastavite čas prihoda 20 minut prej kot čas sestanka
To bo osebju na prijavni postaji dalo dovolj časa, da zbere vse potrebne podatke od pacienta pred načrtovanim terminom pri zdravniku. Tako organiziranje terminov za sestanke preprečuje zamude, ki bi lahko odvrnile celodnevni urnik.
