Osebne datoteke lahko zlahka in hitro postanejo neorganizirane. Bolj ko bodo vaše datoteke neorganizirane, težje jih boste v prihodnosti znova našli. Da bi olajšali iskanje in shranjevanje osebnih datotek, si boste vzeli nekaj časa in jih ustrezno organizirali. Natančen sistem, ki ga boste uporabili, je odvisno od vas. Vendar pa obstaja nekaj osnovnih načinov organizacije osebnih datotek, ki vam lahko pomagajo pri urejanju datotek.
Koraki
1. del od 4: Uporaba osnovnih organizacijskih metod
Korak 1. Naj bo preprosto
Bistvo ustvarjanja sistema vložitve je, da si olajšate stvari. Izogniti se boste želeli, da bi bil vaš sistem preveč zapleten ali zmeden. Čim preprostejši sistem vam bo pomagal enostavno vložiti ali pridobiti vse dokumente, s katerimi boste morda morali delati.
- Odložite le tisto, kar potrebujete. Če shranite preveč, lahko vaš sistem postane okoren in težak za uporabo.
- Izognite se nepotrebni zapletenosti v datotečnem sistemu.
- Odvrzite datoteke, za katere ste prepričani, da jih ne potrebujete več.
Korak 2. Uporabite pravo količino globine v svojem sistemu
Morda bi bilo skušnjava ustvariti veliko različnih kategorij in podkategorij, v katere bi se lahko prilegale vaše datoteke. Vendar je dobro, da naredite le kategorije široke ravni in uporabite le toliko, kot jih nujno potrebujete. Ustvarjanje preveč kategorij lahko povzroči neroden in neučinkovit sistem vložitve. Poskrbite, da boste v svojem sistemu ustvarili pravo mero organizacijske globine, da bo njegovo delovanje nemoteno.
- Izogibajte se ustvarjanju preveč podrobnih podkategorij za vaš sistem. Na primer, "prejemki, hrana, kruh" bi bili preveč podrobni, da bi bili uporabni.
- Enostavna kategorija za mesečne ali tedenske prejemke je morda primernejša za vaš sistem vložitve.
- Primer učinkovite ravni globine je imeti razdelek za stranke in ga nato razvrstiti po abecedi.
Korak 3. Olajšajte iskanje datotek
Vašemu sistemu arhiviranja bodo zelo koristile očitne vizualne oznake, ki vam bodo dale vedeti, kje je kaj shranjeno. Če razdelki vašega datotečnega sistema postanejo očitni, boste lažje našli element ali datoteko. Pri poudarjanju datotek upoštevajte nekaj teh nasvetov:
- Za označevanje določenih kategorij ali razdelkov uporabite barvne mape.
- Poskusite voditi priročen seznam barv in kategorij, ki ste jim jih dodelili.
- Za jasno označevanje datotek uporabite izdelovalca nalepk.
- Spremljajte rezanje map. Poskusite uporabiti samo eno izrezano mapo za vsako kategorijo ali razdelek.
Korak 4. Pomislite na vrste vsebnikov datotek, ki jih potrebujete
Preden lahko organizirate svoje datoteke, boste morali najti nekaj, da jih shranite. Natančno, katere vrste vsebnikov datotek boste uporabili, je odvisno od količine datotek, ki jih morate shraniti, njihove pomembnosti, velikosti dokumentov in pogostosti dostopa do njih. Oglejte si nekaj teh nasvetov, da ugotovite, kateri vsebniki datotek bi bili pravi za vas:
- Če morate shraniti zelo pomembne dokumente, razmislite o nakupu ognjevarne posode za shranjevanje.
- Odkrivanje laboratorijskega pečata zavarovalnic na posodi lahko pomeni, da bo zabojnik varoval vaše datoteke približno eno uro v požaru s temperaturami 1700 stopinj Fahrenheita.
- Za običajne datoteke boste morda želeli kupiti osnovno omarico. Za občutljive ali zaupne datoteke razmislite o nakupu varnejše omare ali sefa.
- Poskrbeti boste morali, da ima vaš vsebnik dovolj prostora za shranjevanje vseh datotek.
- Če imate dokumente nenavadne velikosti, preverite, ali se bodo lahko prilegali v vašo posodo za shranjevanje. Na primer, dokumenti pravne velikosti lahko vplivajo na velikost potrebne mape in na dimenzije prostora za shranjevanje.
2. del od 4: Organiziranje vaših dokumentov
Korak 1. Zberite vse svoje dokumente
Preden začnete organizirati svoje dokumente, se prepričajte, da imate pred seboj vse svoje dokumente. Ne skrbite, kako so vaše datoteke še urejene ali urejene. Za zdaj zberite vse dokumente, za katere menite, da jih je treba shraniti, in jih pripravite na razvrščanje.
- Odstranite starejše dokumente, ki ste jih že razvrstili. Morda jih boste želeli preurediti, da se prilegajo novemu sistemu, ki ga ustvarjate.
- Poskrbite, da imate zbrane in pripravljene za razvrščanje vse svoje nedavne dokumente.
Korak 2. Razvrstite datoteke v aktivne in arhivske elemente
Pri organiziranju datotek je lahko v pomoč, če jih razvrstite v dve glavni kategoriji: aktivne datoteke, s katerimi morate delati, in arhivske datoteke, ki jih morate shraniti. Tako boste lažje dostopali do datotek, ki jih uporabljate pogosteje, in lepo shranili datoteke, do katerih ne boste potrebovali takojšnjega dostopa.
- Aktivne datoteke so dokumenti, do katerih morate še vedno dostopati, jih sklicevati ali kako drugače dostopati.
- Arhivske datoteke so dokumenti, ki jih v bližnji prihodnosti ne boste potrebovali, vendar jih morate še shraniti.
Korak 3. Ustvarite in označite prave kategorije za vaš sistem
Ko datoteke zberete na enem mestu, jih lahko hitro pregledate. Med pregledovanjem datotek upoštevajte splošne kategorije, ki bi jim ustrezale. Zapišite te kategorije, da ustvarite osnovni organizacijski sistem, ki ga boste uporabljali za svoje datoteke. Oglejte si nekatere od teh skupnih kategorij, da dobite predstavo, katere bi morda želeli uporabiti:
- Pravni zapisi s podkategorijami, kot so rojstni listi, smrtni listi ali poročni dokumenti.
- Finančni dokumenti, ki zajemajo vaše pretekle finančne povzetke, podatke o kreditnih karticah, kreditna poročila ali letne finančne povzetke.
- Evidenca premoženja.
- Osebni dokumenti, kot so diplome, zaposlitveni zapisi, zdravstveni kartoni in zavarovalne police.
Korak 4. Odstranite dokumente za dolgoročno shranjevanje
Dokumente, ki ste jih označili kot arhivske datoteke, vstavite v vsebnik za dolgoročno shranjevanje. Do teh datotek ne bo mogoče dostopati pogosto, zato se prepričajte, da so v sistemu za shranjevanje postavljeni v ustrezne kategorije za poznejše iskanje. Arhivske datoteke bodo verjetno predstavljale večino vaših vloženih in urejenih dokumentov.
- Dolgoročno shranjevanje lahko razdelimo v dve dodatni kategoriji: trajne datoteke in "mrtve" datoteke.
- Stalne datoteke lahko vključujejo izobraževalne dokumente, dokumente o zaposlitvi ali druge pomembne dokumente, do katerih boste morda še vedno dostopali.
- »Mrtve« datoteke so dokumenti, do katerih vam morda ne bo treba znova dostopati. Stari davčni zapisi se lahko uvrščajo v to kategorijo. Ne pozabite pa, da je treba davčne napovedi hraniti sedem let.
Korak 5. Vstavite trenutne dokumente v razdelek aktivnih dokumentov
Dokumente, ki jih boste pogosto uporabljali ali jih morate še pregledati, boste morali vnesti v razdelek z aktivnimi dokumenti. Ta razdelek v vašem sistemu arhiviranja vam omogoča hiter dostop do dokumentov, ki še niso pripravljeni za arhiviranje. Spodaj so štiri najpogostejše kategorije aktivnih dokumentov, ki bi jih lahko uporabili:
- Dokumenti, ki še vedno potrebujejo vašo pozornost.
- Dokumenti, ki jih morate še prebrati ali pregledati.
- Račune, ki jih morate še plačati.
- Dokumenti, ki so pripravljeni za dolgotrajno shranjevanje.
3. del od 4: Organiziranje elektronskih datotek
Korak 1. Začnite s širokimi kategorijami, nato bodite natančnejši
Tako kot pri fizičnih datotekah boste morali začeti tudi z najširšimi kategorijami, v katere se prilegajo vaše datoteke. Če ste na primer neodvisni izvajalec, boste morda želeli svoje datoteke razvrstiti po delodajalcu. To pomeni, da za vsakega od njih ustvarite eno mapo. Nato morate svoje datoteke znotraj vsake široke kategorije razdeliti na manjše. To pomeni, da bi lahko mape vašega delodajalca nadalje razdelile v različne mape, ki vsebujejo podatke o vsakem projektu pri tem delodajalcu.
- Ostanite dosledni v vsaki široki kategoriji. Tako bo vaše datoteke lažje najti. Podmapa za vsak projekt bi lahko na primer vsebovala datoteke, kot so »projektna dokumentacija«, »obračunavanje« in »komunikacije«.
- Mape lahko tudi široko organizirate po letih, če se vam zdi to lažje ali ustreznejše za vaše datoteke.
Korak 2. Skenirajte ali prenesite datoteke, ki jih še nimate v elektronski obliki
Koristno je, če vse svoje datoteke shranite v elektronski obliki na enem mestu. Kljub zahtevanemu času poskusite optično prebrati čim več fizičnih dokumentov, da jih lahko elektronsko shranite in varnostno kopirate. Poleg tega prenesite vse datoteke, ki so na spletu na drugih mestih, v primeru, da spletno mesto za gostovanje postane nedostopno, ko datoteke znova potrebujete. Organizirajte te datoteke tako kot vse druge.
Korak 3. Dajte svojim datotekam posebna imena
Imena datotek morajo biti lahko razumljiva in edinstvena. To pomeni, da bi morali pogledati imena datotek in takoj vedeti, kaj vsebujejo. Poskusite vključiti datum, oznako map, ki bodo vsebovale datoteko, in posamezen deskriptor. Na primer, datoteka za obračun, ustvarjena junija 2016 za vašo stranko X Corp, bi se lahko imenovala "0616_XCorp_Invoice_2." Tako boste lahko natančno vedeli, kaj datoteka vsebuje, ne da bi si vzeli čas za njeno odpiranje.
Ne glede na sistem, ki ga uporabljate za poimenovanje datotek, to storite dosledno. Ko izberete sistem, se ga držite; pozneje se bo težko vrniti in preimenovati vse datoteke
Korak 4. Redno varnostno kopirajte datoteke
Primarna nevarnost shranjevanja elektronskih datotek je, da so vaši podatki dovzetni za izgubo zaradi sesutja računalnika. Na to bodite pripravljeni z rednim varnostnim kopiranjem datotek na spletno varnostno kopijo, CD -je ali zunanji trdi disk. Te pomnilniške naprave označite tako jasno, kot ste označili svoje datoteke. Če imate zunanji pogon ali zgoščenke, jih shranite na varno stran od svojega primarnega prebivališča, da se izognete popolni izgubi zaradi požara ali naravne nesreče.
4. del od 4: Vzdrževanje sistema arhiviranja
Korak 1. Nadaljujte s sistemom
Ko ustvarite sistem za polnjenje, ga boste želeli še naprej uporabljati, kot ste nameravali. Preveč zaostajanje, ignoriranje predmetov, ki jih je treba vložiti, ali nepravilno vložitev predmetov lahko razveljavijo trdo delo, ki ste ga vložili. Poskrbite, da boste sledili svojemu sistemu arhiviranja, da bo deloval namesto vas.
- Občasno iskanje datotek, ki niso na mestu, lahko pomaga vzdrževati vaš sistem v redu.
- Ne zanemarjajte shranjevanja aktivnih dokumentov v arhiv za shranjevanje dokumentov.
Korak 2. Odstranite stare datoteke
Nekatere datoteke je treba shraniti dlje časa. Vendar bo vaš sistem arhiviranja omejen in bo od vas zahteval redno odstranjevanje datotek, ki niso več potrebne. Redno odstranjevanje datotečnega sistema bo pripomoglo k temu, da bo sistem v redu in deloval pravilno.
- Številne stare finančne dokumente bo treba hraniti več let.
- Stare proračune, računovodske izkaze ali letne politike bo morda treba hraniti le eno leto.
- Odstranitev starih datotek bo ustvarila prostor za dohodne dokumente.
- Če se znebite datotek, ki niso potrebne, boste lažje našli dokumente, ki jih potrebujete.
- Enako velja za elektronske datoteke. Izbrišite vse podvojene, zastarele ali nepotrebne dokumente iz prejšnjih projektov.
Korak 3. Arhivirajte stare elektronske datoteke
Stare datoteke, ki so še vedno pomembne ali pa se jih nekega dne lahko vrnejo, je mogoče arhivirati. To pomeni, da jih shranite stran od svojega standardnega dokumentacijskega sistema, vendar jih hranite organizirano in dostopno. Razmislite o nastavitvi dodatne široke kategorije za arhivirane datoteke. Neuporabljene datoteke premaknite v to mapo z nedotaknjenim oblikovanjem podmape. Če želite, da arhivirane datoteke ne pridejo v poštev na zaslonu datotek, poskusite postaviti "z" pred ime datoteke, tako da gre na dno vašega abecednega vrstnega reda datotek. Lahko bi ga na primer poimenovali "z_archive" ali kaj podobnega.
Korak 4. Poenostavite svoj dosje
Urejanje in ohranjanje datotek je lahko v pomoč tako pri osebnem organiziranju. Vendar pa bo v vašem sistemu arhiviranja vedno mogoče izboljšati. Ko nadaljujete z delom s sistemom vložitve, bodite pozorni na vse izboljšave, ki jih lahko naredite, da bodo še učinkovitejše.
- Morda se boste želeli znebiti kategorij, za katere se zdi, da jih ne uporabljate.
- Kategorije, ki se zdijo preveč uporabljene, bo morda treba razčleniti na manjše kategorije.
