Če vas nekdo razočara ali se vam zgodi kaj razočaranja, je povsem normalno, da se počutite razburjeni, razočarani ali naravnost jezni. Toda pogosto je najboljši odziv, da ste mirni in zbrani, da boste lahko profesionalno izrazili svoje skrbi in razočaranja. Profesionalno izražanje ni težko, če ohranite hladno glavo in ohranite zbranost. Ne glede na to, ali se odločite, da boste svoje razočaranje sporočili po e -pošti, pismu ali osebno, gre za uporabo pravega jezika in pravilno vedenje.
Koraki
Metoda 1 od 3: Pošljite profesionalno e -pošto
Korak 1. Z e-pošto izrazite razočaranje glede težave, povezane z delom
Če ste razočarani nad sodelavcem ali menedžerjem, je e -pošta odličen način, da izrazite svoje razočaranje, hkrati pa hranite digitalni zapis v primeru prihodnjih težav. Lahko tudi pošljete e -poštno sporočilo, če ste zavrnjeni zaradi možnosti zaposlitve.
- E -poštno sporočilo je tudi dober način, da svojemu šefu sporočite svoje razočaranje, če je zavrnil prošnjo za nekaj, na primer dopust ali idejo, ki ste jo predlagali.
- Čeprav bi to lahko škodilo vašim občutkom, je po zavrnitvi zaposlitve vedno dobro poslati e-poštno sporočilo.
2. korak Če pišete izvirno e -poštno sporočilo, napišite kratko in neposredno zadevo
Bodite jedrnati in v vrstici z zadevo jasno navedite, o čem govori e -pošta. Izogibajte se uporabi dolgih stavkov ali nesramnih besed, da bo vaše e -poštno sporočilo bolj profesionalno, da ga bo prejemnik jemal resneje. Izberite zadevo, ki ni daljša od 5 besed, in jo vnesite v vrstico e -poštnega sporočila.
Če na primer sodelavcu pišete e -poštno sporočilo o zamujenem roku, lahko vključite vrstico z naslovom »Zgrešen rok za dostavo«
Opomba:
Če odgovarjate na e -poštno sporočilo, na primer na e -poštno sporočilo, ki vas obvešča, da ste zavrnjeni zaradi morebitne zaposlitve, odgovorite na prvotno e -poštno sporočilo in ne sestavljajte novega, da boste imeli urejen zapis o svoji korespondenci.
Korak 3. Začnite e -pošto s profesionalnim pozdravom, da nastavite ton
Odprite svoj e -poštni naslov s formalnim pozdravom, da bo že na začetku jasno, da je vaš e -poštni naslov profesionalen. Izberite pozdrav, ki ustreza vašemu odnosu z osebo. Na primer, če ste z imenom z upraviteljem po imenu Matthew Smith, lahko začnete svoje e-poštno sporočilo, kot je: "Dragi Matt."
- Če imate s prejemnikom zelo odprt in sproščen odnos, bi lahko rekli nekaj takega: 'Hej Matt.'
- Če pišete e -poštno sporočilo nekomu, ki ga še niste srečali, začnite z »Za koga se to lahko nanaša«.
- Za e -poštna sporočila skupine z več prejemniki, ki jih želite nasloviti, preprosto izgovorite »Vse«.
Korak 4. Dodajte kratko prijetnost, da bo e -pošta prijazna
Ko pozdravite prejemnika, naredite prvo vrstico svojega e -poštnega sporočila na kratko ali prijetno izmenjavo, ki kaže, da ste prijazni, a profesionalni. Naj bo kratek in ne pretiravajte dveh ali treh vrstic majhnih pogovorov, preden pridete do mesa svojega e -poštnega sporočila.
- Poskusite začeti z nečim, na primer: "Upam, da vam gre dobro" ali "Upam, da se vam bo to e -poštno sporočilo zdelo dobro."
- Če je vaš odnos z osebo preprost, lahko omenite osebno podrobnost, na primer: "Upam, da ste se minuli konec tedna imeli super na koncertu."
5. korak V telesu e -poštnega sporočila jasno navedite svoje razočaranje
Ko postavite e -poštno sporočilo s pozdravom in kratko prijetnostjo, se lotite izražanja razočaranja. Jasno jim povejte, kako se počutite, vendar imejte svoj jezik formalno in se izogibajte sarkazmu, grožnjam ali psovkam, da boste videti čim bolj profesionalni. Navedite vse pritožbe in po možnosti imejte e -poštno sporočilo na 1 odstavku, da bo e -poštno sporočilo osredotočeno na obravnavano temo.
- Če bi bili na primer zavrnjeni zaradi potencialne zaposlitve, bi lahko rekli nekaj takega: »Žal mi je, da ste se odločili za drugo smer. Veselil sem se priložnosti, zato sem razočaran nad odločitvijo, da bom zaposlil koga drugega."
- Če sodelavcu ali zaposlenemu pišete, da izrazite svoje razočaranje, bi lahko rekli nekaj takega: »Opazil sem, da se nekateri pravilniki in postopki niso upoštevali pravilno. Politike obstajajo z razlogom, zato je razočaranje spoznati, da so bili prezrti."
Korak 6. Naj bo vaš jezik in ton spoštljiv v celotnem e -poštnem sporočilu
Uporabite uradni in spoštljiv jezik, da jasno izrazite svoje razočaranje, ne da bi se prejemnik počutil, kot da ga osebno napadate. Predstavljajte si, kako bi pisanje zaznali, če bi ga prebral nekdo drug, ali če bi postalo javno, in vaše pisanje ustvarili kot profesionalno predstavo o sebi.
- Če pošiljate e -poštno sporočilo zaposlenemu ali vodji, je možno, da bo vaš e -poštni naslov deljen z drugimi ljudmi, zato je pomembno, da je vaše pisanje spoštljivo in profesionalno.
- Na primer, namesto da bi rekli nekaj takega: "Ne razumem, v čem je vaša težava in zakaj nočete slediti postopku," recite nekaj takega: "Kot smo že omenili, so postopki zasnovani tako, da ostanejo vsi pri istem stran, zato bi jim morali slediti vsi."
Korak 7. Sklenite svoje e -poštno sporočilo s pozitivno noto in pozivom k dejanju
Zaključite svoj e -poštni naslov tako, da vključite dejanske ukrepe, na primer določite sestanek ali povabite prejemnika, da pride k vam, če ima kakšno vprašanje. Vključite tudi nekaj pozitivnih opomb. Omenite stvari, zaradi katerih ste veseli, ali pa pohvalite osebo za nekaj, kar je dobro naredila, da se jim zdi, da jih ne samo obrekujete, ampak imate pri srcu njihove interese.
- Anketarju lahko na primer rečete: »Hvaležen sem za priložnost, da opravim razgovor z vašim podjetjem. Prosim, sporočite mi, če se v prihodnosti kaj odkrije!"
- Če pišete zaposlenemu ali sodelavcu, poskusite nekaj takega: "Vem, da si se na tem zelo potrudil, želel sem samo opozoriti na vprašanja, ki jih imam, da lahko opazuješ za morebitne prihodnje težave."
Korak 8. Preden pošljete e -poštno sporočilo, poslušajte, kako se sliši
Vzemite si trenutek, da glasno preberete celotno e -poštno sporočilo, da boste slišali ton vašega pisanja in lektorirali morebitne črkovalne ali slovnične napake. Če najdete kakršne koli pravopisne napake, napačno črkovane besede ali neroden jezik, jih popravite! Če je vaš ton premehek ali oster, prilagodite jezik tako, da bo profesionalen, a trden. Ko ste zadovoljni, ga pošljite osebi, za katero je namenjen.
- Pred pošiljanjem e -poštnega sporočila lahko preberete tudi prijatelja ali sodelavca, da se prepriča, da zveni v redu.
- Napake pri črkovanju ali manjkajoče besede lahko res odvrnejo vpliv vašega e -poštnega sporočila, zato si vzemite čas za lektoriranje svojega pisanja.
Metoda 2 od 3: Pisanje uradne pritožbe
Korak 1. Pošljite pismo podjetju ali če niste mogli dobiti odgovora
Če ste razočarani nad izdelkom ali vedenjem podjetja, je pisanje uradnega pisma, v katerem je podrobno opisana vaša pritožba, najbolj profesionalen način komuniciranja z njimi. Če niste mogli stopiti v stik z nekom na drug način, uporabite uradno pismo kot zadnjo možnost, da izrazite svoje razočaranje in podrobno opišete svoje težave.
Pismo lahko uporabite tudi kot zadnji poskus, da dokažete, da ste poskušali stopiti v stik z nekom, da bi z njim razpravljali o vaši težavi
Korak 2. Jasno navedite svoje vprašanje v prvem stavku
Karkoli že vas razočara, to takoj povejte tako, da to vnesete v prvi stavek svojega pisma. Bodite neposredni in jedrnati ter jasno in strokovno navedite svojo težavo ali pritožbo, da določite ton celotnemu pismu.
- Če na primer pišete podjetju, da se pritožite nad politiko, ki je vplivala na vas, lahko začnete z: "Pišem, da izrazim svoje razočaranje in razočaranje nad politiko vračanja vašega podjetja."
- Če pišete pismo nekomu, ki ga niste mogli doseči, poskusite začeti z nekaj takega: »To pismo pišem zaradi tega, ker niste odgovorili na moja vprašanja o moji varščini, ker niste mogli doseči po telefonu ali elektronski pošti."
Korak 3. Z besedilom svojega pisma dodajte podrobnosti in informacije, povezane z vašo težavo
Ko izjavite svoje razočaranje in težavo, uporabite preostanek svojega pisma, da dodate posebne podrobnosti in informacije, da razširite svoje pismo in razložite svoje razočaranje. Navedite vse korake, ki ste jih naredili za rešitev težave, in prizadevanja, da se obrnete na njih za pomoč.
Nasvet:
Če ste poskušali priti do njih ali so obljubili, da bodo odpravili vaše skrbi, navedite datume, ko ste poskušali stopiti v stik z njimi, ali so se zavezali, da bodo odpravili težavo.
Korak 4. Izogibajte se jeznemu, sarkastičnemu ali grozečemu jeziku v svojem pismu
V celotnem pismu naj bo vaš jezik in ton formalno in profesionalno. Nikoli ne uporabljajte kletvic ali grozečih besed in se izogibajte sarkazmu, da bo vaše pisanje čim bolj profesionalno.
- Če boste kdaj morali predložiti svoje pismo za sodno zadevo, boste želeli, da boste videti čim bolj profesionalno.
- Zaradi preklinjanja ali uporabe nasilnega jezika boste videti agresivni in neprofesionalni.
Korak 5. Vključite kopije vseh dokumentov, pomembnih za vašo pritožbo
Če imate slike, pogodbe ali druge dokumente, ki potrjujejo ali dokazujejo vaše trditve, jih naredite kopijo in jih priložite svojemu pismu. Navedite jih v svojem pismu in tako še bolj utemeljite vse svoje trditve.
Na primer, v svojem pismu bi lahko rekli nekaj takega: "Priložil sem slike, kako je izgledal končni izdelek, kar, kot vidite, še zdaleč ni zadovoljivo."
Korak 6. Po zaključku dodajte svoje kontaktne podatke
Zaključite svoje pismo z odstavkom, ki povzema vaše glavne skrbi in dejanja, ki bi jih radi sprejeli. Če želite, da oseba ali podjetje stopi v stik z vami, da bi poskušali odpraviti težavo ali se o tej zadevi dodatno pogovoriti, na dnu vključite svoje kontaktne podatke.
- Pismo podpišite z uradnim zaključkom, na primer: »S spoštovanjem« ali »S spoštovanjem«, ki mu sledi vaše ime.
- Navedite telefonsko številko ali e -poštni naslov, s katerim želite, da vas kontaktirajo.
Korak 7. Pošljite pismo s potrjeno pošto, tako da mora biti podpisano
Uporabite potrjeno pošto ali možnost dostave pisma, od katere se mora prejemnik podpisati, da boste imeli dokaz, da je bila prejeta. Račun hranite, če boste kdaj morali dokazati, da ste mu napisali pismo, ali ga predložiti za sodni postopek.
Metoda 3 od 3: Pogovorite se z nekom profesionalno
Korak 1. Pogovorite se z nekom neposredno, če tega ne želite zapisati
Če raje izrazite svoje razočaranje brez papirne sledi ali brez skrbi, da bi vaš pogovor pozneje natančno preučili, je pravi način, da se pogovorite iz oči v oči. Poleg tega neposreden pogovor z nekom omogoča, da ocenite njegove reakcije in doda bolj oseben pečat.
- Pogosto je lahko tudi veliko hitreje preprosto govoriti z nekom, nad katerim ste razočarani.
- Pogovor z nekom vam omogoča, da z lastno govorico telesa in glasom izrazite svoje razočaranje ali razočaranje.
Korak 2. Prosite osebo, da se z vami sreča zasebno, da bi razpravljali o tem vprašanju
Pogovarjajte se z osebo stran od drugih ljudi, da se boste lahko svobodno izrazili, ne da bi jih s tem osramotili. Načrtujte sestanek ali jih prosite, naj se srečajo nekje, na primer v konferenčni sobi, pisarni ali celo kavarni, da bo bolj profesionalno.
- Pokličite jih ali jim pošljite e -pošto, da jih vprašate, kateri čas in kraj sta zanj najboljša.
- Če se znajdete v situaciji, ko svojega razočaranja ne morete povedati zasebno, poskusite ostati čim bolj profesionalni in obvladati zbranost.
Nasvet:
Če se morate takoj pogovoriti z njimi, jim povejte nekaj takega: »Imate hiter trenutek? Moram govoriti s tabo."
Korak 3. Začnite pogovor tako, da se jim zahvalite in vprašate, kako so
Preden začnete izražati svoje razočaranje, si vzemite trenutek in se zahvalite osebi, ki si je vzela čas za sestanek z vami, in ocenite njeno razpoloženje. Vprašajte jih, kako jim gre, in ali so pripravljeni o tem govoriti z vami. Če se zdijo jezni ali vznemirjeni, jih poskusite pomiriti ali počakajte, da se pozneje pogovorite z njimi. Če se vam zdijo v redu, pojdite naprej in začnite razpravljati o svoji težavi.
- Začetek na desni nogi bo pripomogel k nemotenemu in profesionalnemu pogovoru.
- Na primer, lahko začnete z besedami: "Najlepša hvala za vaš čas. Ne bom predolgo, res se moram o nečem pogovoriti."
Korak 4. Jasno in neposredno navedite svojo pritožbo
Povejte osebi, zakaj ste razočarani z uporabo posebnega in čustvenega jezika. Bodite neposredni in objektivni ter navedite vse razloge, zaradi katerih ste nezadovoljni, vendar jih ne omejujte s seznamom napačnih dejanj. Uporabite miren, profesionalen jezik, da izrazite svoja čustva in se izogibate dvigu glasu ali psovkam.
- Z vpitjem in preklinjanjem se boste samo zdeli agresivni in neprofesionalni.
- Na primer, povejte jim, kako se počutite, ne da bi bili preveč čustveni. Lahko bi rekli nekaj takega: »Ko narediš kaj takega, se mi resnično zdi, da ti ni vseeno, kako to vpliva na mene, in če sem iskren, je to boleče in razočaranje.
5. korak Preden končate sestanek, jih vprašajte, če imajo kakšno vprašanje
Ko izrazite svoje razočaranje in obrazložite svoje razmišljanje, dajte osebi priložnost za pogovor. Vprašajte jih, če imajo za vas kakšno vprašanje, ali jim ni jasno, kaj ste jim povedali, da ne bo prišlo do zmede. Nato se jim še enkrat zahvalite, da so se srečali z vami, preden končate pogovor.
Če je mogoče, ponudite rešitve ali izboljšave za prihodnost
Nasveti
- Nikoli ne vtipkajte e -pošte, ne napišite pisma ali se pogovarjajte, medtem ko ste jezni. Preden začnete, si nekajkrat vdihnite, da se umirite, da boste imeli bistro glavo.
- Izogibajte se pogovoru z nekom pred drugimi ljudmi. Počakajte, da bodo na voljo za pogovor in se z njimi zasebno sestanite.
