V skladu z Zakonom o varnosti in zdravju pri delu (OSHA) imajo vaši zaposleni pravico, da vas prijavijo zaradi številnih kršitev varnosti pri delu, vključno z uporabo nevarnih materialov, zaščito pred požarom ali izpostavljenostjo hrupu. Znanje, kako se odzvati na pritožbo OSHA, in obstoječi nabor postopkov bo vašemu podjetju pomagalo ostati v poslu in izpolniti vse regulativne potrebe, ki jih obravnava pritožba.
Koraki
1. del od 4: Odziv na začetni telefonski klic
Korak 1. Brez panike
Prejetje pritožbe OSHA vas bo verjetno šokiralo, vendar brez panike! Vse, kar morate storiti, je, da ostanete mirni in spoštljivi, pozorno poslušate in sledite navodilom, naredite vse potrebne spremembe in pošljete odgovor, ki to prikazuje. Pravzaprav bi morali vašo pritožbo glede OSHA rešiti v nekaj dneh.
Korak 2. Pozorno poslušajte
Ko prejmete prvi telefonski klic, ki vas obvesti o pritožbi OSHA, zelo pozorno poslušajte predstavnika na telefonu. Izogibajte se postavljanju kakršnih koli vprašanj! Preprosto bodite čim bolj profesionalni in zapišite vse podatke.
Korak 3. Ne dovolite ali razložite česar koli
Medtem ko govorite s predstavnikom po telefonu, se vzdržite, da karkoli priznate, zanikate ali kako drugače razložite. Zdaj ni čas za to. Preprosto poslušajte in vnesite čim več informacij. Med tem telefonskim klicem držite jezik.
Lahko bi rekli nekaj takega: "Teh obtožb ne morem niti potrditi niti zanikati" ali preprosto: "Naša politika podjetja ni, da se takoj odzovemo."
Korak 4. Izrazite resnično zaskrbljenost
Ko slišite, kaj ima povedati predstavnik, si vzemite trenutek, da izrazite pristno, strokovno zaskrbljenost. Pokažite, da to pritožbo jemljete zelo resno.
Svojo zaskrbljenost lahko izrazite zelo neposredno z besedami: "To pritožbo jemljem zelo resno. Varnost mojih zaposlenih in delovnega mesta je zame zelo pomembna."
Korak 5. Objavite, da nameravate ravnati v skladu
Pojasnite, da nameravate ob prejemu uradnega pisma pritožbe natančno pregledati obtožbe in ravnati v skladu z navodili, navedenimi v njih. Jasno povejte, da boste storili vse, kar je potrebno, da rešite to pritožbo in popravite situacijo.
Lahko bi rekli: "Nameravam preučiti to zadevo in čim prej odpraviti vse težave."
Korak 6. Zahvalite se predstavniku OSHA
Na koncu telefonskega klica se vsekakor zahvalite predstavniku za njihov čas. To pomaga zaključiti komunikacijo na pozitiven in profesionalen način.
2. del od 4: Odgovor na pritožbeno pismo
Korak 1. Preglejte standarde OSHA, navedene v pismu
Kmalu po telefonskem klicu bi morali od OSHA prejeti faks dopisovanje. To je vaše uradno pritožbeno pismo. Previdno preglejte to pismo in ugotovite naravo pritožbe.
Korak 2. Objavite kopijo pritožbenega pisma
V skladu z navodili OSHA morate kopijo pritožbenega pisma objaviti na oglasni deski podjetja, kjer si jo lahko ogledajo vsi zaposleni.
- Navedba mora ostati objavljena tri delovne dni (ne vključno z vikendi ali prazniki) ali dokler se težava ne odpravi.
- To je treba storiti, tudi če izpodbijate citat.
Korak 3. Podpišite in pošljite nazaj "Potrdilo o napotitvi"
"Ko objavite kopijo tega pisma, kjer ga lahko vidijo vaši zaposleni, podpišite priloženo" Potrdilo o napotitvi "in ga pošljite po faksu na navedeno številko. Račun hranite kot dokaz.
Korak 4. Raziščite obtožbe
Čim natančneje preglejte vsak element pritožbe OSHA. Tudi če vas pritožba razburja ali ne založite v njeno legitimnost, poiščite področja, ki jih je treba obravnavati ali izboljšati.
Korak 5. Začnite s svojim korekcijskim načrtom
Ko raziščete vse možne težave, pripravite načrt za njihovo odpravo in takoj začnite izvajati načrt. Vse pomembne spremembe zabeležite s fotografijami, potrdili ali drugo dokumentacijo.
3. del od 4: Priprava vašega odgovora
Korak 1. Ukrepajte hitro
Odgovorno pismo morate pripraviti največ tri dni po prejemu pritožbenega pisma. Ko prejmete pritožbo, imate le pet dni časa, da v celoti obravnavate situacijo in predložite odgovor, zato ne izgubljajte časa.
Korak 2. Uporabite jasno obliko
Pozorno preglejte način oblikovanja pritožbenega pisma, upoštevajte uporabljeno besedilo in bodite pozorni na ton. Ustrezati morate obliki in tonu prejetega pisma.
- Na svoje pismo naslovite podatke o pritožbenem pismu, ki ste ga prejeli (vključno z imenom predstavnika, ki je podpisal vaše pritožbeno pismo).
- V vrstico za zadevo vključite svojo uradno številko pritožbe.
- Ujemanje pozdrava vašega pisma s tistim, ki je uporabljeno v pritožbenem pismu.
- S pismom navedite svoje namere (npr. Obravnavajte obtožbe in predstavite svoje ugotovitve) v svojem uvodu.
Korak 3. Omejite se na dejstva
V preostalem delu svojega pisma navedite dejstva čim bolj preprosto in jasno. To ni kraj, kjer bi o zaposlenem govorili slabo, poskušali zanikati obtožbe ali poskušati kriviti druge. Vaša pritožba bo najhitreje rešena, če preprosto obravnavate stroške in pojasnite, kaj ste storili, da popravite situacijo.
Na primer, lahko rečete: "5. novembra sem prejel pritožbo OSHA št. 2845. V naslednjih dveh dneh smo raziskali navedbe 1-3 in ugotovili popravne ukrepe. 7. novembra smo odpravili navedbo 1 (nepravilna uporaba dima) z zamenjavo opreme (glej priloženo potrdilo in fotografijo)."
Korak 4. Predložite dokumentacijo
Pošljite svoje pismo skupaj z dodatno dokumentacijo, ki vam bo pomagala zaključiti vaš primer. To lahko vključuje naročila, potrdila, rezultate spremljanja, kontaktne podatke prodajalca/izvajalca, fotografije ali kateri koli drug dokument, ki potrjuje vaše spremembe.
Korak 5. Pošljite pismo
Dogovorite se, da bo pismo poslano s potrjeno pošto (z zahtevo za podpis potrdila) ali zasebnim kurirjem. Ne pozabite na petdnevni rok!
Korak 6. Pokličite in nadaljujte
Če do treh delovnih dni po predvidenem datumu prejema niste slišali ničesar o pritožbi, pokličite in se obrnite na vas. Pripravite številko primera in zaprosite za poročilo o stanju.
Korak 7. Pripravite se na pregled
Možno je, da se inšpektor OSHA brez vašega opozorila pojavi v vašem objektu. Bodite prijazni, strokovni in vljudni ter odgovarjajte le na določena vprašanja, ki jih obravnava inšpektor.
Korak 8. Plačajte vse kazni
Odvisno od narave in resnosti pritožbe boste morda morali plačati tudi denarno kazen. To kazen je treba plačati v 15 delovnih dneh od prejema navedbe s pošiljanjem čeka neposredno na OSHA. Dokler ne prejmete plačila, vaš primer ne bo rešen.
4. del 4: Izpodbijanje pritožbe OSHA
Korak 1. Zahtevajte neuradno konferenco
Če razmišljate o izpodbijanju pritožbe, vam priporočamo, da pokličete in zahtevate neuradno konferenco z lokalnim predstavnikom OSHA. Na tej konferenci boste lahko bolje razumeli naravo vaše kršitve, razpravljali o metodah popravljanja, razpravljali o možnostih poravnave in morda celo razrešili sporne navedbe in kazni.
To je mogoče storiti tudi, če nameravate v celoti ravnati v skladu ali če niste prepričani, kakšen tečaj naj vzamejo
Korak 2. Pripravite osnutek in predložite „Obvestilo o nameri na natečaj
Če ste ugotovili, da je kateri koli element pritožbe neutemeljen, ali če se ne strinjate z dodeljeno pristojbino ali datumom znižanja, morate v 15 delovnih dneh po prejemu vašega citiranja predložiti uradno obvestilo o nameri do natečaja. V vašem pismu je treba čim bolj jasno navesti, kaj se izpodbija-navedbo, del navedbe, višino pristojbine ali datum zmanjšanja. Nato to obvestilo pošljite s potrjeno pošto.
Na primer, lahko rečete: "Želim izpodbijati navedbo in kazen, predlagano za točki 2 in 3 navedbe, izdane 5. novembra 2015."
Korak 3. Počakajte, da OSHRC razporedi zaslišanje
Takoj, ko bo prejeto vaše obvestilo o nameri za izpodbijanje, bo vaš primer uradno v sodnem postopku. Vaši datumi znižanja in nadomestila bodo začasno ustavljeni, dokler ne bo sprejeta odločitev, vaš primer pa posredovan OSHRC. OSHRC je neodvisna agencija, ločena od ministrstva za delo. OSHRC bo za vaš primer načrtoval obravnavo.
Korak 4. Udeležite se zaslišanja
Ko je datum obravnave določen, se boste želeli začeti pripravljati na zaslišanje in se prepričati, da se ga lahko udeležite. Morda boste želeli pridobiti pravni svet, ki vam bo pomagal predstaviti vaš primer. Na obravnavi so upravičeni tako delodajalci kot zaposleni.
Korak 5. Odločitev sprejmite ali se pritožite
Na tem zaslišanju bo sprejeta odločitev, ki bo potrdila prvotno navedbo in pristojbine, jih spremenila glede na vaše specifično izpodbijanje ali jih zavrnila. Vsaka od strank ima nato možnost sprejeti odločitev ali vložiti pritožbo za nadaljnjo preiskavo OSHRC. Če zadeva še vedno ni rešena, bi nato prešli na zvezno okrožno sodišče.
Nasveti
- Spoštujte pravice zaposlenih do vložitve pritožbe na OSHA. Odstavek 11 (c) Zakona o varnosti in zdravju pri delu prepoveduje vsakršno podjetje, da izpusti zaposlenega ali se mu maščeva zaradi piskanja ali vložitve pritožbe OSHA.
- Pri obravnavi OSHA ne postavljajte vprašanj in se ne opravičujte. Namesto tega bodite neposredni in jedrnati v komunikaciji z njimi in obravnavajte le pritožbe, ki so pri roki.
- Če se raziskovalec OSHA pojavi v vašem podjetju, vam ga ni treba pustiti, dokler ni na mestu vse vodstveno osebje. O tem obvestite vse receptorje in varnostnike.
- Če tega vprašanja ne rešite hitro, boste morda želeli poiskati pravnega svetovalca.
